1. Yleistä

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Vesivek Oy (“Vesivek” tai ”rekisterinpitäjä”) käsittelee henkilötietoja. Tietosuojaselostetta sovelletaan rekisterinpitäjän verkkosivuihin, tuotteiden ja palveluiden toimittamiseen, asiakassuhteen hoitoon ja markkinointiin. Lisäksi tätä tietosuojaselostetta sovelletaan alihankintaan ja muuhun sidosryhmäyhteistyöhön. Tietosuojaselostetta sovelletaan soveltuvin osin henkilötietojen käsittelyyn myös Vesivek Oy:n kanssa samaan konserniin kuuluvissa yhtiöissä, kuten Vesivek Salaojat Oy:ssä, Vesivek Tuotteet Oy:ssä sekä HLRE Group Oy:ssä.

Noudatamme henkilötietojen käsittelyssä soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä. Tietosuojalainsäädännöllä viitataan voimassa olevaan tietosuojalainsäädäntöön, kuten Euroopan unionin yleiseen tietosuoja-asetukseen (2016/679) sekä Suomen tietosuojalakiin (5.12.2018/1050).

Niitä tietosuojaan liittyviä termejä, joita ei ole määritelty tässä tietosuojaselosteessa, tulkitaan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia luonnollisia henkilöitä (”rekisteröity”) koskevia tietoja, joista henkilön voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa, siten kuin tietosuoja-asetuksessa on tarkemmin määritelty.

Verkkosivumme voivat sisältää linkkejä myös ulkoisille verkkosivustoille ja palveluihin, joita operoivat muut organisaatiot, ja joita me emme hallinnoi. Tämä tietosuojaseloste ei sovellu niiden käyttöön, joten kehotamme tutustumaan niitä koskeviin tietosuojaselosteisiin. Emme vastaa muiden verkkosivustojen tai ulkoisten palvelujen tietosuojakäytännöistä.

2.Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Rekisterinpitäjä: Vesivek Oy
Y-tunnus: 0951383-0
Osoite: Jasperintie 273, 33960 Pirkkala
Sähköposti: tietosuoja@vesivek.fi

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Käsittelemme vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia kuhunkin käyttötarkoitukseen. Pääasialliset käyttötarkoitukset ja käsittelyperusteet on kuvattu alla:

• Tuotteiden ja palveluiden toimittaminen ja asiakassopimusten tekeminen sekä tilausten hoitaminen ja liiketapahtumien varmistaminen (sopimussuhde tai sen valmistelu, oikeutettu etu).
• Asiakaspalvelu ja -viestintä sekä asiakastyytyväisyyskyselyt sekä arvonnat (oikeutettu etu).
• Laskutus, luottopäätökset ja saatavien perintä (sopimussuhde tai sen valmistelu, oikeutettu etu).
• Markkinointi (mukaan lukien markkinatutkimukset), muu markkinoinnin edistäminen ja tilaisuuksien järjestäminen, referenssit markkinoinnissa, analyysit sekä tilastoiden tuottaminen ja markkinoinnin tehon mittaaminen (oikeutettu etu).
• Suoramarkkinointi, mukaan lukien sähköinen suoramarkkinointi ja puhelinmarkkinointi, mainonnan ja markkinoinnin suunnitteleminen ja tehokkuuden mittaaminen sekä henkilötietojen yhdistäminen ja päivittäminen suoramarkkinointitarkoituksiin (oikeutettu etu, suostumus).
• Sidosryhmäsuhteiden hoitaminen sekä alihankinta ja palveluntarjoajien kanssa tehtävä yhteistyö (oikeutettu etu, sopimussuhde tai sen valmistelu).
• Verkkosivustomme ja muiden palveluidemme käyttäjäkokemuksen parantaminen ja käyttäjäliikenteen seuranta sekä markkinoinnin kohdentaminen evästeiden ja vastaavien seurantatekniikoiden perusteella (suostumus).
• Lakisääteisten velvollisuuksien hoitaminen (esimerkiksi kirjanpito ja verotus).
• Sisäinen sekä konsernin raportointi ja muut hallinnolliset toimenpiteet ja liiketoiminnan suunnittelu sekä sidosryhmien koulutus (oikeutettu etu).
• Takuu- ja virhevastuuasioiden hoitaminen sekä reklamaatioiden käsittely ja oikeus- ja viranomaismenettelyiden hoitaminen (lakisääteinen velvollisuus, oikeutettu etu).
• Väärinkäytösten estäminen ja tutkinta, tietoturvan sekä henkilöiden ja omaisuuden turvallisuuden sekä työturvallisuuden varmistaminen (oikeutettu etu).

Kun käsittelemme henkilötietoja perustuen oikeutettuun etuun, punnitsemme käsittelyn hyödyt ja mahdolliset haitat rekisteröidylle ja arvioimme, että rekisteröityjen oikeudet ja edut eivät syrjäytä oikeutettua etua. Annamme pyynnöstä lisätietoja oikeutettuun etuun perustuvasta henkilötietojen käsittelystä.

4. Käsiteltävät henkilötiedot ja tietolähteet

*Merkityt henkilötiedot ovat välttämättömiä. Ilman välttämättömiksi merkittyjä henkilötietoja emme pysty esimerkiksi toimittamaan tuotteita tai palveluita taikka hoitamaan asiakasviestintää.

Keräämme henkilötietoja suoraan sinulta itseltäsi, kun esimerkiksi asioit kanssamme, ostat tai tilaat tuotteitamme tai palveluitamme joko itse tai edustamasi organisaation puolesta taikka vierailet verkkosivuillamme tai muissa sähköisissä palveluissamme, tilaat uutiskirjeemme tai muita sivuillamme saatavilla olevia materiaaleja, vastaat asiakastyytyväisyystutkimukseen tai olet meihin muutoin yhteydessä.

Saamme henkilötietoja myös muista ulkoisista lähteistä, kuten viranomaisten ylläpitämistä rekistereistä ja suoramarkkinointitarkoituksiin myös yksityisistä rekisteripalveluista, kuten ProFinderista (Leadventure Oy).

Henkilötietoja voidaan vastaanottaa myös muilta Vesivek-konsernin yhtiöiltä.

5. Henkilötietojen säilyttäminen

Säilytämme henkilötietoja niin pitkään kuin on tarpeellista tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, kuten antamamme takuun ajan ja sen päättymisestä kuuden kuukauden ajan. Säilytämme tietoja kuitenkin vähintään lainsäädännön velvoittaman ajan (esimerkiksi kirjanpitovelvoitteisiin tai raportointivelvollisuuksiin liittyvät vastuut ja velvoitteet), tai oikeudenkäyntiä tai vastaavan erimielisyystilanteen selvittämistä varten. Kun henkilötietoja ei enää tarvita niihin käyttötarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin, henkilötiedot poistetaan tai muutetaan anonyymeiksi kohtuullisessa ajassa.

Ulkoisista rekisteripalveluista saadut henkilötiedot säilytetään kyseisen henkilötietoja luovuttaneen tahon kanssa sovitun mukaisesti.

Toimitamme pyynnöstä lisätietoja henkilötietojen säilytyskäytännöistä.

6. Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja voidaan luovuttaa, yhdistellä tai muutoin käsitellä rekisterinpitäjän kanssa samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden välillä tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti tässä tietosuojaselosteessa kuvattuihin tarkoituksiin.

Henkilötietojen käsittelyssä voidaan käyttää myös erilaisia palveluntarjoajia ja muita kolmansia osapuolia, kuten teknisten ratkaisujen tai palvelintilan tarjoajat tai kirjanpito-, perintä- ja taloushallinnon palveluntarjoajat. Myös konserniyhtiöt voivat käsitellä henkilötietoja toisen konserniyhtiön lukuun.

Huolehdimme henkilötietojen käsittelyssä käyttämiemme tahojen kanssa tietosuojalainsäädännön edellyttämistä sopimuksista.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansille tahoille lainsäädännön tai viranomaisen velvoittamissa tilanteissa taikka väärinkäytösten selvittämiseksi sekä turvallisuuden varmistamiseksi. Lisäksi henkilötietoja voidaan joutua luovuttamaan oikeudenkäyntien tai vastaavien oikeudellisten menettelyiden yhteydessä.

Mikäli rekisterinpitäjä tai sen kanssa samaan konserniin kuuluva yhtiö on osallisena fuusiossa, liiketoimintakaupassa tai muussa yritysjärjestelyssä, voidaan henkilötietoja luovuttaa järjestelyn toisille osapuolille tai järjestelyssä avustaville tahoille.

Toimitamme pyynnöstä lisätietoja henkilötietojen vastaanottajista.

7. Yhteisrekisterinpitäjyys

Vesivek Oy:n kanssa samaan konserniin kuuluvat yhtiöt voivat toimia tietosuojalainsäädännön tarkoittamina yhteisrekisterinpitäjinä käsitellessään henkilötietoja yhteisiin tarkoituksiin, kuten markkinointiin ja asiakassuhteen hallinnointiin. Yhteisrekisterinpitäjinä ne päättävät yhdessä, millä tavalla ja mihin tarkoituksiin henkilötietoja käsitellään.

Konsernin yhtiöt ovat sopineet, että Vesivek Oy vastaa kaikkien tietosuojalainsäädännössä yhteisrekisterinpitäjälle asetettujen velvollisuuksien hoitamisesta, ja rekisteröidyt voivat olla yhteisrekisterinpitäjyyteen liittyvissä kysymyksissä yhteydessä Vesivek Oy:hyn.

8. Henkilötietojen siirtäminen Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Käsittelemme henkilötietoja pääsääntöisesti Euroopan talousalueen (”ETA”) sisällä, mutta niitä voidaan käsitellä myös ETA:n ulkopuolella. Mikäli henkilötietoja siirretään ETA:n ulkopuolelle, huolehdimme henkilötietojen siirron lainmukaisuudesta soveltuvalla suojamekanismilla, kuten Euroopan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita käyttäen tai perustuen Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskevaan päätökseen.

Toimitamme pyynnöstä lisätietoja henkilötietojen siirtoihin ja käytettyihin suojamekanismeihin liittyen.

9. Henkilötietojen suojaus

Tietoturva ja henkilötietojen suojaaminen on meille ensiarvoisen tärkeää. Käytämme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia henkilötietojen suojaamiseksi. Varmistamme myös parhaamme mukaan järjestelmiemme vikasietoisuuden ja tietojen palauttamismahdollisuudet. Pääsyoikeus henkilötietoihin on rajattu ainoastaan erikseen oikeutetuille tahoille. Henkilötietoja käsittelevillä tahoilla on vaitiolovelvollisuus henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön mukaiset seuraavat oikeudet. Oikeuksien soveltaminen kussakin yksittäistilanteessa riippuu kuitenkin henkilötietojen käyttötarkoituksesta sekä -tilanteesta.

• Oikeus saada tutustua tietoihinsa. Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja, sekä muut tietosuojalainsäädännön mukaiset tiedot henkilötietojen käsittelystä. Rekisteröidyllä on oikeus saada tutustua henkilötietoihinsa ja saada jäljennös henkilötiedoista.
• Oikeus henkilötietojen oikaisuun. Rekisteröidyllä on tietyin rajoituksin oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon korjaamista tai poistamista.
• Oikeus henkilötietojen poistamiseen. Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti oikeus vaatia henkilötietojen poistamista. Pyynnöstä poistamme henkilötiedot, ellei lainsäädäntö edellytä meitä säilyttämään niitä, taikka jokin muu tietosuojalainsäädännön mukainen poikkeusperuste sovellu.
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen. Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti oikeus pyytää tietyissä tilanteissa henkilötietojen käsittelyn rajoittamista.
• Oikeus tietojen siirtämiseen. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojen siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle. Siirto-oikeus koskee lähtökohtaisesti sellaisia henkilötietoja, jotka rekisteröity on toimittanut rekisterinpitäjälle jäsennellyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja joiden käsittelyn perusteena on rekisteröidyn suostumus tai sopimus, ja joiden käsittely suoritetaan automaattisesti.
• Oikeus käsittelyn vastustamiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti vastustaa oikeutettuihin etuihin perustuvaa henkilötietojen käsittelyä, profilointi mukaan lukien. Voimme kieltäytyä pyynnöstä, jos käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän taikka kolmannen tahon pakottavien ja oikeutettujen etujen toteuttamiseksi. Rekisteröidyllä on kuitenkin aina oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin ja suoramarkkinointiin liittyvään profilointiin.
• Oikeus peruuttaa suostumus. Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus perua antamansa suostumus. Suostumuksen perumisella ei ole vaikutusta sitä aiemmin suoritettuun käsittelyyn.

11. Oikeuksien käyttäminen

Voit lähettää rekisteröidyn oikeuksia koskevan pyynnön kirjeitse tai sähköpostitse käyttämällä tässä tietosuojaselosteessa mainittuja yhteystietoja.

Henkilöllisyys voidaan tarkistaa ennen pyynnön käsittelemistä. Pyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa ja mahdollisuuksien mukaan kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja mahdollisesta henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien. Jos pyyntöön ei voida suostua, kieltäytymisestä ilmoitetaan erikseen.

12. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Toivomme, että olet yhteydessä meihin, jos sinulla on kysymyksiä henkilötietojesi käsittelyyn liittyen.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti.

Suomen tietosuojaviranomaisen yhteystiedot löydät täältä.

13. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan joutua muuttamaan ajoittain. Muutokset voivat perustua myös tietosuojalainsäädännön muuttumiseen. Kehotammekin säännöllisesti tarkistamaan tietosuojaselosteen muutosten havaitsemiseksi. Uusin versio on saatavilla verkkosivuillamme.

Tämä tietosuojaseloste on päivitetty 4.6.2024.